7 самых важных принципов тайм-менеджмента

Сегодня о тайм-менеджменте выпущено уже столько материалов, что в этом океане информации как-то незаметно стала теряться его суть. На вопрос, что в тайм-менеджменте самое главное, зачастую можно услышать примерно такой ответ:

— Ну… Там есть всякие списки дел, таск-менеджеры, расписания. Есть задачи-лягушки и задачи-слоны. А еще есть матрица Эйзенхауэра и GTD.

Все перечисленное, конечно же, полезно, но это отнюдь не главное. Это всего лишь некие инструменты, без которых вполне можно обойтись. В мире полно людей, которые грамотно организуют свое время, не пользуясь при этом ни матрицей Эйзенхауэра, ни GTD, ни даже таск-менеджерами.

Самое главное в тайм-менеджменте — это вовсе не инструменты, а те принципы, которые лежат в его основе. Именно от их соблюдения и зависит, будут ли все эти инструменты работать и приносить пользу или же они превратятся в череду бесполезных и утомительных ритуалов.

И в этой статье мы разберем семь самых важных принципов тайм-менеджмента, без которых очень сложно эффективно управлять своими делами и получать хороший результат.

Содержание:

Принцип 1. Постановка целей

Самый главный принцип тайм-менеджмента звучит так:

У любой деятельности должна быть цель.

Иными словами, мы должны всегда понимать, зачем беремся за ту или иную работу, ради чего составляем планы и в каком направлении двигаемся.

Для чего это нужно?

Во-первых, чтобы наша жизнь и наша деятельность имели смысл. Без обретения смысла не бывает ни воли к победе, ни подлинной удовлетворенности жизнью, ни настоящей мотивации. Знаменитый психиатр Виктор Франкл, прошедший в свое время через фашистские концлагеря, говорил: если у человека есть «зачем», он вынесет любое «как».

Во-вторых, достижение целей — это, по сути, исполнение наших желаний. Если мы не стремимся к тому, чего хотим, то в итоге (как в свою очередь подметил писатель Чак Паланик) рискуем остаться с тем, чего точно не хотим.

В нашем случае важно еще и то, что все техники тайм-менеджмента, в той или иной степени, предназначены именно для достижения целей. Без целей они превращаются в набор бессмысленных правил и ограничений. Тут можно привести такую аналогию: если путник не знает, куда идет, то абсолютно не важно, какой картой и каким компасом он при этом пользуется.

Как следовать этому принципу:

Прежде чем браться за какое-нибудь дело, сформулируйте его цель. Это поможет лучше понять, что и как нужно делать.
Ставьте цели для всех крупных промежутков времени: день, неделя, месяц, год, вся жизнь. Только опираясь на цели, можно составить эффективный план действий.
Научитесь правильно ставить цели. Познакомьтесь, например, с техникой SMART.
Избегайте ложных целей. К таковым относятся все неактуальные и устаревшие цели, а также цели, которые были навязаны нам извне (рекламой, пропагандой, нашим окружением). Их достижение не делает нас счастливыми.

Принцип 2. Планирование

Планирование — это главная методика тайм-менеджмента, без которой он просто немыслим. Списки дел, расписания, диаграммы Ганта, графики работ — это все разновидности планов. И второй по значимости принцип тайм-менеджмента звучит так:

Любую деятельность нужно планировать.

Планирование заставляет нас действовать более продуманно, а значит и более эффективно. Кроме того, оно помогает ответить на два вопроса:

Что конкретно сделать, чтобы получить желаемое? Например, какие шаги нужно предпринять, чтобы открыть свой интернет-магазин?
Что конкретно делать, чтобы сохранить текущее положение вещей и избежать неприятностей? Например: как поддерживать порядок в доме? Или: как сохранять здоровье?

Не имея хотя бы приблизительного плана действий, очень сложно достичь цели или организовать эффективную работу. Здесь опять же можно использовать аналогию с путешествием. Представим, что некто отправился из города, А в незнакомый ему город Б, не узнав дорогу и не взяв с собой карту. Может ли он попасть в пункт назначения? Ну, разве что случайно.

Как следовать этому принципу:

Заранее планируйте все крупные промежутки времени (год, месяц, неделя, день) и все значительные действия (цели, проекты, большие задачи). Попробуйте хотя бы приблизительно представить, что и в каком порядке вы будете делать.
Планируйте письменно. О «мысленных планах» запросто можно забыть. К тому же они выглядят необязательными для выполнения: их слишком легко отменить и пересмотреть «задним числом».
Планирование должно быть регулярным. Организованность — это стиль жизни, а не разовое мероприятие.
Планирование должно быть гибким. Если обстоятельства вдруг изменились, следует изменить и планы.
Самый важный инструмент тайм-менеджмента — это список дел на сегодняшний день (он может принимать любые формы: расписание, матрица Эйзенхауэра и т. д.). Именно ему следует всегда уделять основное внимание.

Принцип 3. Самодисциплина

Самодисциплина — это наша способность следовать намеченному плану, невзирая на сиюминутные желания и потребности. Без этого качества человек легко становится пассивной «жертвой обстоятельств» и собственных страстей. И третий принцип тайм-менеджмента будет таким:

Опирайтесь на самодисциплину.

Предположим, человек пообещал себе, что с завтрашнего дня он начнет бегать по утрам. Наступает завтра, но никакого желания бегать у него нет. Вот тут решающую роль и начинает играть самодисциплина. Если она хорошо развита, человек выйдет на пробежку. Если нет, он будет неделями ждать, когда у него появится настроение.

Без самодисциплины тайм-менеджмент фактически не работает. Если человек не может заставить себя выполнять свои же собственные планы, все инструменты планирования превращаются в бесполезный хлам.

Как следовать этому принципу:

Примите неприятный факт: не всегда наша деятельность должна доставлять нам удовольствие. Даже если мы занимаемся любимым делом, у нас все равно будут периоды, когда нам придется себя к чему-то принуждать.
Научитесь мотивировать себя сами. Познакомьтесь с основными техниками создания и поддержания мотивации.
Однако не уповайте полностью на мотивацию: она переменчива и ненадежна. Чтобы доводить дела до конца, следует в первую очередь полагаться на самодисциплину.
Самодисциплину можно и нужно развивать. Начинать желательно с небольших «нагрузок».
Ставьте сложные и важные задачи на утро или на первую половину дня. В это время у нас больше энергии и крепче сила воли.
Отсекайте лишнее. Чем больше сил и времени мы тратим на ненужные занятия, тем меньше сил и времени остается на то, что для нас по-настоящему важно.
Имейте в виду: чем больше мы получаем «легких удовольствий» (компьютерные игры, сериалы, социальные сети и т. д.), тем ниже становится уровень нашей самодисциплины, и тем меньше мы получаем удовольствия от работы.

Принцип 4. Иерархия планов

Следующий принцип гласит:

Планы нижнего уровня должны работать на планы верхнего уровня.

То есть, мы должны планировать день так, чтобы выполнять недельные планы, неделю — чтобы выполнять планы на месяц и т. д. Например:

Этот принцип помогает нам всегда оставаться целеустремленными и не сбиваться с намеченного курса. Если мы в полной мере понимаем, как соотносятся наши планы верхнего и нижнего уровня, то даже в самых маленьких и неприметных задачах появляется более высокий смысл:

Мы не просто выполняем скучные упражнения, а «получаем высшее образование».
Мы не просто пишем текст, а «становимся профессиональными писателями».
Мы не просто настраиваем рекламу, а «расширяем свой бизнес».

Без четкой иерархии планов тайм-менеджмент превращается в планирование рутины, а жизнь — в бесконечный «День сурка», без шансов на улучшение.

Как следовать этому принципу:

Планируйте от общего к частному. Начинайте с глобальных целей и постепенно двигайтесь к второстепенным и мелким задачам.
Используйте декомпозицию. Делите все крупные цели и задачи на отдельные шаги: это облегчает их выполнение и делает работу более понятной. Например, поставив перед собой цель на год, разделите ее на отдельные этапы и распределите их по месяцам. Аналогично следует поступать с задачами на месяц и на неделю.
Составляя план, держите перед глазами план более высокого уровня. Например, составляя список задач дел на день, «подглядывайте» в список задач на неделю. Убедитесь, что ваш план не только решает рутинные задачи, но и помогает двигаться к чему-то большему.
Поставив перед собой задачу, спросите себя: а как она помогает мне в достижении целей? Нет, далеко не все задачи должны приближать к цели: некоторые нужны просто для того, чтобы поддерживать стабильность в жизни. Но тем задачам, которые двигают нас вперед, должна отводиться первоочередная роль.

Принцип 5. Расстановка приоритетов

Не все дела одинаково важны. Если человек, например, протрет со стола пыль или помоет зеркало, в его жизни вряд ли что-то изменится (хотя чистота — это, безусловно, благо). Если же он пройдет курсы повышения квалификации, это заметно повлияет и на его карьеру, и на его жизнь. Следовательно, второе дело будет для него более приоритетным.

Из этого следует еще один принцип тайм-менеджмента:

В первую очередь уделяйте внимание главным делам.

Запас времени и сил у нас ограничен. Если не расставлять приоритеты, мы рискуем растратить этот запас на мелочи, которые почти ни на что не влияют. И наоборот: фокусировка на главном помогает нам более эффективно использовать свои ресурсы и быстрее получать результат.

Пример списка дел с расставленными приоритетами

Как следовать этому принципу:

Когда перед вами стоит сразу несколько задач, сравните их друг с другом и отметьте самые важные. Не расставив приоритеты, человек рискует пойти по пути наименьшего сопротивления, то есть начать выполнять не самые важные, а самые легкие задачи.
Старайтесь выполнять дела в порядке их важности. Во-первых, это увеличит вашу эффективность. Во-вторых, в случае форс-мажоров (отключения света, визита гостей) вы всегда будете успевать сделать все самое главное.
Все задачи не могут быть приоритетными. Если важно сразу все — значит неважно ничего. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% задач.
В случае затруднений пользуйтесь техниками расстановки приоритетов, например, матрицей Эйзенхауэра.

Принцип 6. Освободить голову

Этот принцип считается «визитной карточкой» современного тайм-менеджмента. Впервые его сформулировал американский специалист по личной продуктивности Дэвид Аллен, создатель системы GTD. Суть этого принципа в следующем:

Задачи, цели и идеи следует держать не в голове, а на «внешнем накопителе», например, в записной книжке или в таск-менеджере.

Мозг использует одни и те же ресурсы для мышления и краткосрочного запоминания информации. В результате каждая задача, которую мы пытаемся удержать в голове, снижает эффективность работы и повышает уровень стресса. Проще говоря, чем больше задач мы пытаемся разместить в своей «оперативной памяти», тем хуже мы думаем.

Представим такую ситуацию: во время работы мы внезапно вспоминаем, что дома закончился чай. И в течение дня у нас в голове начинают происходить примерно следующее:

— О, надо купить чай!
— Надо бы не забыть купить чай!
— Так, после работы нужно купить чай.
— Буду идти домой — куплю чай и т. д.

Иными словами, одна и та же мысль постоянно появляется у нас в голове, отвлекая от текущих занятий. Если же мы эту задачу сразу же запишем (например, в органайзер), нам уже не нужно будет постоянно о ней вспоминать.

Как следовать этому принципу:

Фиксируйте все новые идеи и задачи, как только они появляются. Если вы вспомнили о каком-нибудь деле, тут же запишите его и спокойно вернитесь к работе
Держите под рукой инструменты, с помощью которых вы будете фиксировать всю входящую информацию. Это может быть что угодно: блокнот, таск-менеджер, лоток для бумаг, диктофон, набор стикеров и т. д. Такие «внешние накопители» обычно называются инбоксами.
Регулярно (раз в день или чаще) разбирайте содержимое инбоксов. Только в этом случае вы будете спокойно доверять им свои задачи и идеи.

Принцип 7. Планирование отдыха

Следующий принцип гласит:

Без полноценного отдыха невозможна полноценная работа.

Отдых помогает нам восстановиться: снять умственную и физическую усталость, снизить уровень стресса и привести в норму остальные показатели организма. Кроме того, отдых позволяет на некоторое время «вынырнуть из своих проблем» и посмотреть на них со стороны. Часто именно во время отдыха нас посещают самые лучшие идеи.

Непонимание или игнорирование этого принципа — одна из самых серьезных проблем в тайм-менеджменте.

Часто бывает так: в какой-то момент у человека снижается работоспособность и падают результаты. И он начинает неистово экспериментировать с техниками тайм-менеджмента: внедрять новые системы планирования, менять органайзеры и пичкать себя «мотивашками». В реальности же причина проблемы часто заключается в том, что он просто устал.

Некоторые люди видят в отдыхе что-то постыдное, воспринимая его как проявление слабости и уступку собственной лени. На самом деле, отдых — это неотъемлемая часть любой работы. Представьте себе путешественника-автомобилиста, который говорит: «Мне некогда заправлять автомобиль — мне нужно ехать». Понятно, что в какой-то момент его машина просто остановится.

Как следовать этому принципу:

Планируйте отдых заранее. Не надейтесь, что организм отдохнет «между делом».
Используйте все виды отдыха: выходные, ежедневные часы досуга, длинные и короткие перерывы в работе.
Отдых должен быть ритмичным. Делайте перерывы через определенное время, не дожидаясь усталости.
Во время отдыха переключайтесь и меняйте виды деятельности. Если работаете за компьютером, вам нужен активный отдых. Если вы занимаетесь физическим трудом или проводите день на ногах, отдыхайте сидя или лежа.
Меняйте контекст — это помогает отдохнуть мозгу. Во время отдыха старайтесь максимально изменить обстановку. Если не получается покинуть рабочее место, то хотя бы посмотрите на несколько секунд в окно.
Позаботьтесь о качественном сне.

Заключение

Таковы вкратце основные принципы тайм-менеджмента. Возникает закономерный вопрос: как сделать так, чтобы они начали работать и приносить нам пользу?

Во-первых, для начала просто попробуйте их использовать. Неважно как: хорошо, плохо, эффективно, неэффективно, правильно, неправильно. Главное — это начать.

Самая частая ошибка — это когда люди начинают читать книги и искать ответы, еще до того, как у них появились вопросы. Поэтому для начала попробуйте самостоятельно внедрить эти принципы: составить список целей, запланировать дела на день или расставить приоритеты. И если что-то у вас не получится, вы уже точно будете знать, какая информация вам нужна.

Во-вторых, экспериментируйте. В тайм-менеджменте нет универсальных решений. У каждого из нас свои задачи и проблемы, а значит, и решать их мы должны по-разному.

Обычно каждый принцип, каждую технику и каждый инструмент необходимо хотя бы немного подогнать под себя. Например, вы не чувствуете отдачи от своего привычного списка дел. Нет проблем: попробуйте другие варианты планирования дня. Возможно, вам гораздо больше подойдет метод 1-3-5, метод Альпы или матрица Эйзенхауэра.

В-третьих, анализируйте результаты. Регулярно просматривайте свои списки целей и задач и оценивайте их состояние. Что из задуманного вам удалось сделать, а что нет? Если не удалось, то почему? Также полезно периодически проводить сессии хронометража, чтобы понять, насколько эффективно вы расходуете время.

Такой постоянный анализ помогает нам вовремя исправлять свои ошибки и недочеты, находить самые эффективные стратегии тайм-менеджмента и в конечном итоге менять свою жизнь к лучшему.