Всё о тайм-менеджменте
Что такое планирование в тайм-менеджменте

Планирование

Планирование — это выбор предстоящих действий или их последовательности. Например, планируя день, мы выбираем, какие задачи и в каком порядке мы будем выполнять, а планируя отпуск — какие вещи взять с собой и какие туристические объекты посетить.

Планирование является самым главным методом тайм-менеджмента: именно с ним, так или иначе, связанна львиная доля всех приемов и техник.

Что можно планировать

Чаще всего в тайм-менеджменте планируют:

1. Временные интервалы (день, неделю, месяц, год, жизнь). Такие планы обычно представляют собой списки дел, которые необходимо выполнить за тот или иной промежуток времени. Вот так, например, может выглядеть план на день:

Пример плана на день

Списки составляют с таким расчетом, чтобы:

  • Получать желаемое;
  • Избегать неприятностей;
  • Поддерживать порядок в различных сферах жизни.

Планировать можно не только конкретные дела, но и ожидаемые результаты, цели, мечты. При этом очень желательно, чтобы планы нижнего уровня были согласованы с планами верхнего уровня. Например, при планировании дня следует учитывать свои планы на неделю, а при планировании месяца  — свои планы на год.

2. Цели и проекты (строительство дома, изучение иностранного языка, открытие магазина). При планировании целей и проектов предстоящую работу разбивают на отдельные задачи, определяют последовательность этапов и сроки их реализации, подсчитывают время, деньги и другие необходимые ресурсы.

Цель такого планирования — получить конкретный и понятный алгоритм, по которому будет удобно работать. Вот так, например, можно запланировать создание своего сайта:

Планирование проекта на примере создания сайта

3. Выполнение отдельных задач (уборку в доме, тренировку, поход в магазин). Планируя отдельные задачи, человек думает, когда, каким способом и при каких обстоятельствах их лучше выполнять. Например, он может решить, что хлеб купит сегодня по пути с работы, зарядку будет делать по будням в 7-30, а на дачу поедет в субботу вечером.

Если задача требует множества действий или работы со множеством объектов, к ней удобно прикрепить список-напоминание (чек-лист):

Чек-лист задачи: список покупок

Планы в тайм-менеджменте могут принимать какие угодно формы: списки дел, расписания, чек-листы, канбан-доски, интеллект-карты, таблицы (например, матрица Эйзенхауэра), диаграммы Ганта и т. д. Выбор формы зависит от конкретной ситуации, типа решаемых задач и личных предпочтений.

Для чего нужно планирование?

Планирование выполняет множество полезных функций. Вот только некоторые из них:

  • Напоминание о делах. Это самое простое и очевидное применение планирования. Даже люди, которые ничего не слышали о тайм-менеджменте, периодически составляют различные перечни-напоминания, например, списки покупок.
  • Мотивация к действию. Оформив свои цели и желания в виде плана, человек как бы закрепляет свое намерение перейти от слов к делу.
  • Получение желаемого. План превращает абстрактные мечты, желания и потребности в конкретную инструкцию по их воплощению в реальность.
  • Борьба со стрессом. Хорошо составленный план способен избавить нас от суеты, нерешительности, беспокойства и постоянных раздумий о том, что и когда делать.
  • Повышение личной эффективности. Планировать — значит действовать обдуманно и рационально.
  • Оценка ресурсов. Во время планирования мы выясняем, сколько времени, денег, материалов и других ресурсов нам потребуется для выполнения задачи.
  • Оптимальное распределение ресурсов. Планирование позволяет нам сопоставить количество необходимых и доступных ресурсов и выжать максимум из того, что есть. Например, если у нас мало времени, мы можем запланировать, как потратить его с максимальной пользой.

Главные принципы планирования

У каждого вида планирования есть свои особенности. Однако четыре принципа всегда остаются неизменными:

1. Планирование должно быть регулярным. Бессистемное и спонтанное планирование малоэффективно (впрочем, как и другие бессистемные занятия).

2. Планирование нужно планировать. Мероприятия по планированию (обзоры) удобно оформлять в виде повторяющихся задач в органайзере: ежедневных, еженедельных и т. д.

3. Планы необходимо записывать. Записи помогают ни о чем не забывать, делают планы более наглядными и «очищают голову» от повторяющихся мыслей. Дело в том, что когда мы просто запоминаем задачу, она начинает постоянно вторгаться в ход наших мыслей, беспокоя и отвлекая от других дел. Например:

Надо бы купить молока. Так, не забыть купить молоко. Ты еще помнишь про молоко? О, точно: надо купить молока! Буду идти домой — куплю молока. Ой, я все-таки забыл купить молоко…

Если же мы записали задачу (туда, где мы о ней точно не забудем), нам уже не нужно постоянно о ней вспоминать.

4. Планы нужно периодически анализировать и корректировать. Обстоятельства постоянно меняются. Чтобы планы оставались актуальными, их нужно подстраивать под новые условия.

Поделиться: