Всё о тайм-менеджменте
Канбан-доска: что это такое

Канбан-доска

Канбан-доска — это популярный инструмент планирования, представляющий собой таблицу из нескольких столбцов. Каждый столбец соответствует определенному этапу работы. К доске прикрепляют карточки с задачами и по мере выполнения переносят их из одного столбца в другой.

Вот так выглядит простейшая канбан-доска:

Пример простейшей канбан-доски

Здесь в первом столбе находятся запланированные задачи, во втором — те, что выполняются в настоящий момент, а в третьем — уже завершенные.

Впрочем, этапы работы могут быть какими угодно. Например, канбан для склада будет примерно таким:

Канбан-доска для склада

В классическом варианте канбан-доска — это картонка, доска, стенд или большой лист бумаги: их вешают на стену и крепят к ним стикеры с задачами. Однако сегодня многие предпочитают использовать виртуальные доски, созданные в сервисах Trello, JIRA, Hygger и т. д.

Важное свойство канбан-доски — ограниченное число карточек на каждом этапе. Это помогает концентрироваться только на актуальных задачах, избегать «завалов» и доводить дела до конца.

История

Канбан (переводится с японского как «вывеска» или «билборд») — это популярная методика управления проектами, возникшая в середине XX века на заводах Тойота.

В основе этой методики лежит принцип «точно в срок» (just in time). Суть его в том, что любой этап работы (например, изготовление детали) должен выполняться именно тогда, когда в нем возникла необходимость, не раньше и не позже. То есть: нет смысла изготавливать новую деталь, пока не обработаны уже готовые детали, нет смысла выпускать новый автомобиль, если старые еще не проданы и т. д. Этот принцип позволил Тойоте уменьшить складские запасы, избавиться от лишней работы и значительно сократить производственные издержки.

Позднее система Канбан стала внедряться на других предприятиях Японии и всего мира. При этом ее стали применять не только на производстве, но и в разработке ПО и даже в сфере услуг.

Одним из главных инструментов системы Канбан является канбан-доска. Поскольку место в ее столбцах ограничено, это вынуждает сотрудников сокращать число одновременно выполняемых операций и придерживаться принципа «точно в срок».

Зачем нужны канбан-доски

Как инструмент планирования канбан-доска имеет следующие преимущества:

  • Визуализация процесса. Мы можем с первого взгляда оценить «фронт работы», быстро расставить приоритеты и вовремя заметить проблемные места.
  • Лимит выполняемых задач. Доска ограничивает количество одновременно выполняемых задач, заставляя фокусироваться лишь на актуальных задачах и точнее расставлять приоритеты.
  • Выявление «узких мест». Этапы, где скапливается большое число задач, обычно являются проблемными и нуждаются в улучшении.
  • Согласованность работы. Каждый человек в команде всегда четко знает, что конкретно ему сейчас делать, какой у него объем работы, чем заняты коллеги и т. д.
  • Простой анализ. Доска позволяет быстро анализировать рабочий процесс и при необходимости вносить в него изменения.

Возможности

Канбан-доска способна выполнять функции полноценного органайзера. Вот только некоторые ее возможности:

  • Расстановка приоритетов. Обычно важность задач на канбан-доске регулируют с помощью расположения: чем выше задача находится в столбце, тем она важнее. Также для приоритетных задач можно создавать отдельные колонки или использовать цветовые обозначения (красный стикер — самые важные задачи, оранжевый — менее важные и т. д.).
  • Проекты. С помощью цвета или подзаголовков показывают принадлежность задачи к тому или иному проекту.
  • Чек-листы. В карточки вставляют чек-листы, чтобы детализировать работу над задачей и ни о чем не забыть.
  • Служебная информация. В карточки добавляют заметки, сроки выполнения задач, контакты и другие данные, необходимые для работы.

Канбан-доски могут применяться фактически где угодно: в сферах производства и оказания услуг, в личном и корпоративном тайм-менеджменте. Лучше всего они подходят для персонального планирования и организации работы в небольших командах.

Поделиться: