GTD: краткий обзор системы

GTD (Getting Things Done) — это система тайм-менеджмента, разработанная американским специалистом по продуктивности Дэвидом Алленом. В ее основе лежат два принципа:

1. Хранить текущие дела не в голове, а на каком-нибудь внешнем носителе: в блокноте, ежедневнике или электронном органайзере.
2. Использовать не спонтанное планирование, а продуманную систему алгоритмов, которой можно полностью доверять.

Эти принципы помогают взять под контроль свою жизнь, избавиться от стресса и сосредоточиться не на запоминании задач, а на их выполнении.

Впервые система GTD была описана Дэвидом Алленом в 2001 году в одноименной книге «Getting Things Done» («Доведение дел до конца»). Книга почти сразу стала бестселлером и полностью изменила прежние подходы к тайм-менеджменту. Она выдержала множество переизданий на 23 языках, а журнал «Time» (самый популярный в США) назвал ее лучшей бизнес-книгой десятилетия.

У нас книга вышла под названием «Как привести дела в порядок». В настоящий момент существует несколько ее переводов разного качества, из-за чего иногда возникает путаница с терминологией. Мы рекомендуем перевод Юлии Константиновой.

Система GTD базируется на трех моделях:

• Управление рабочим процессом.
• Шесть уровней обзоров.
• Естественное планирование.

Рассмотрим их по порядку.

Управление рабочим процессом

Управление делами в GTD состоит из пяти фаз:

1. Сбор входящих. Всю более или менее важную входящую информацию (задачи, идеи, проекты) необходимо сразу же фиксировать и записывать. Это освобождает нас от необходимости держать всю эту информацию в голове, а во время следующей фазы («Сортировки») мы сможем принять взвешенное решение по каждому делу.

Для фиксации входящих можно использовать любые накопители информации («инбоксы»): блокнот, программу-органайзер, диктофон, лотки для бумаг и т. д. Главное, чтобы они регулярно опустошались, а их содержимое обрабатывалось.

2. Обработка и сортировка. Для сортировки входящей информации используется следующий алгоритм:

Эта схема лишь на первый взгляд кажется громоздкой и непонятной, однако всего через пару дней она становится вполне привычной. Ее суть в том, чтобы разложить входящую информацию по своим местам (по спискам). О том, какие списки используются в GTD, смотрите в следующем абзаце.

3. Организация работы (списки). Для управления делами в GTD используют 8 списков (чаще всего работать приходится с первыми двумя):

• «Проекты»: дела, для выполнения которых требуется больше одного действия. Например: ремонт на кухне, создание сайта, подготовка к празднованию Нового года. Иными словами, это все краткосрочные результаты, которых необходимо достичь.
• «Следующие действия»: одиночные задачи и первоочередные шаги для дел из списка «Проекты». Для удобства их обычно группируют по контекстам («Дела по дому», «Магазин», «Офис», «Звонки»).
• «В ожидании». Здесь хранятся дела, которые пока не требуют активных действий: делегированные кому-то задачи или задачи, требующие появления каких-то особых условий.
• «Может быть / когда-нибудь»: дела, мечты и желания, которые пока не актуальны. Например: записаться на курсы рисования, съездить в Прагу, прочитать какую-нибудь книгу.
• «Календарь». Сюда заносятся только «жесткие задачи» — дела, которые нужно выполнить в определенный день или в определенное время. Остальные дела рекомендуется держать в списке «Следующих действий».
• «Документы и информация»: идеи, заметки, справки, документы и тому подобное. Система хранения информации должна быть логичной и интуитивно понятной. Сегодня такие хранилища удобнее создавать на компьютере или в специальных онлайн-сервисах, вроде Evernote.
• «Долгосрочные цели и ценности». С этим списком периодически сверяются в процессе планирования.
• «Материалы по проектам»: планы, графики, справки, организационные диаграммы и прочая информация, необходимая для выполнения задач.

4. Обзоры. Чтобы система работала, все перечисленные списки нужно регулярно просматривать и наводить в них порядок.

• Ежедневно (несколько раз в день): выполнять задачи из списков «Следующие действия» и «Календарь» и своевременно отмечать их выполнение.
• Как можно чаще: просматривать список «Проекты», добавлять в него новые проекты и при необходимости дописывать к проектам следующие действия.
• Еженедельно: проводить ревизию основных списков и поддерживать их в актуальном состоянии. Вот так выглядит список рекомендуемых мероприятий для еженедельного обзора:

О некоторых других обзорах читайте в следующем разделе.

5. Выполнение. Главным рабочим инструментом в GTD является список «Следующие действия». Задачи для выполнения выбирают исходя из контекста (ситуации), приоритета, наличия времени и сил.

Шесть уровней обзоров

Эта модель помогает правильно расставлять приоритеты и приводить текущие дела в соответствие с долгосрочными целями. В GTD выделяют шесть уровней обзоров, которые следует проводить с определенной регулярностью:

1. Текущие дела (ежедневно). Все дела, которые нужно выполнить в настоящее время: купить продукты, позвонить клиенту, полить клумбу и т. д.
2. Текущие проекты (еженедельно). Результаты, которых мы хотим достичь в ближайшее время: посетить врача, переехать в новый офис, отремонтировать гараж, съездить на конференцию.
3. Сферы жизни и текущие обязанности (ежемесячно). Сюда выходят здоровье, финансы, семья, быт, должностные обязанности (например, увеличение продаж), саморазвитие, творчество и тому подобное. Этот обзор помогает по-другому взглянуть на свои проекты и добавить то, что по какой-то причине было упущено.
4. Цели на ближайшие 1–2 года (ежеквартально). Результаты, которых мы хотим достичь в разных сферах жизни за это время.
5. Цели на 3–5 лет (ежегодно). Цели, которые подразумевают глобальные изменения в жизни или в работе.
6. Вся жизнь (ежегодно или реже). Это ответы на глобальные вопросы: «Для чего я живу?», «Какую пользу приносит людям моя компания?», «Какова моя главная цель?». Ответы помогают правильно сформулировать долгосрочные цели и выбрать средства для их достижения.

Наводить порядок в своей жизни Дэвид Аллен рекомендует с нижних уровней, то есть с текущих дел и проектов. Это позволяет «освободить голову» для решения более глобальных проблем.

Естественное планирование

Эта модель предназначена для эффективного планирования и принятия правильных решений. «Естественной» она называется потому, что именно по такому алгоритму наш мозг обычно и принимает решения.

Естественное планирование состоит из пяти этапов:

1. Определение целей и принципов. Зачем все это делать? В чем цель этой деятельности? Каких принципов (стандартов) я собираюсь придерживаться для ее достижения?
2. Видение результатов. Каким я вижу результат проекта в случае его успешного завершения?
3. Мозговой штурм. Собрать как можно больше идей, касающихся проекта.
4. Организация. Составить план достижения цели: определить этапы работы, подпроекты, последовательность действий, приоритеты и т. п.
5. Следующее действие. Каким будет первый шаг? Определить дальнейшие действия по проекту или по каждой из его составляющих.

(Более подробно об этапах естественного планировании мы рассказываем в отдельной статье).

Модель естественного планирования подходит и для крупных, и для маленьких проектов: вся разница лишь в уровне детализации. Например, для простых дел достаточно сформулировать желаемый результат и записать первое действие. По мнению Аллена, детализировать проект нужно ровно настолько, чтобы его можно было смело выбросить из головы.

Заключение

Это было лишь краткое описание основных элементов GTD. В действительности это очень мощная и продуманная до мелочей система. Она включает в себя множество инструментов, приемов и техник и фактически претендует на статус жизненной философии.

Однако система редко используется в чистом виде (точь-в-точь как у Дэвида Аллена). Обычно каждый человек хоть немного, но подстраивает ее под себя: использует свой алгоритм обработки входящих, свою систему списков или свою систему обзоров. Кроме того, в разных органайзерах элементы GTD могут быть реализованы по-разному.

В целом же система GTD оказала огромное влияние на облик современного тайм-менеджмента. Многие ее принципы и техники («освобождение головы», обработка входящих, обзоры) сегодня стали общепризнанными, а системы, которые появились позднее (например, Agile Results), так или иначе, опираются на элементы GTD.